ADMINISTRAÇÃO DOS RECURSOS ÁUDIO-VISUAIS ATRAVÉS DO SISGRAV.

Resumo

Este projeto tem por objetivo o desenvolvimento de um software denominado SisGRAV (Sistema para

Gerenciamento de Recursos Áudio-Visuais) com o intuito de planejar e controlar a utilização dos

recursos áudio-visuais da FIAET (Faculdades Integradas Antônio Eufrásio de Toledo). O SisGRAV é

uma ferramenta de auxílio e controle para o agendamento dos recursos áudio-visuais e dos espaços

físicos que são disponibilizados aos professores e funcionários da instituição quando necessários.

Estes recursos também podem ser locados ou cedidos a terceiros. A solução adotada atualmente

para resolver este problema é totalmente manual, onde o professor solicita para a secretaria o recurso

desejado e, através de uma agenda com o nome dos recursos e a disponibilidade para cada dia do

mês, a secretaria reserva o recurso ou não. Este processo apesar de seguro é muito lento e não

possibilita dados estatísticos que são importantes para a Instituição. No entanto, todo este processo

manual será informatizado seguindo a estrutura do funcionamento atual, onde as reservas dos

recursos podem ser classificadas de três maneiras diferentes: Pré-Reserva; Reserva e; Fila de

Reserva. A Pré-Reserva se caracteriza por ser uma reserva de longa data podendo ser confirmada ou

não. Por exemplo, se um professor solicitar a reserva de um determinado recurso para as aulas

durante o ano todo, o usuário deverá cadastrar uma pré-reserva ao professor. A Reserva pode ser a

confirmação de uma pré-reserva ou o cadastramento de uma reserva efetivamente. Esta reserva pode

ser também para entidades externas sendo que para estas pode haver a cobrança pela utilização dos

equipamentos e/ou dos espaços físicos. Um professor entra na Fila de Reservas quando o aparelho

ou espaço físico solicitado não está disponível no dia desejado. Então, se houver desistência de

alguma reserva o professor que está na fila deve ser comunicado para a confirmação ou não da

utilização. São inúmeros os benefícios que o SisGRAV trará à FIAET, entre eles, o controle total das

reservas e do status (em funcionamento ou em manutenção) dos recursos, o controle do recebimento

da locação destes recursos e, os diversos relatórios que poderão oferecer informações de suma

importância para o setor administrativo da FIAET, auxiliando nas tomadas de decisões como por

exemplo: a necessidade da aquisição de um novo recurso devido a grande utilização do mesmo, o

controle dos professores que solicitam algum recurso e acabam não fazendo uso, o professor que

mais utiliza algum tipo de recurso, o professor que nunca utilizou nenhum recurso, a empresa e/ou

instituição externa que mais loca o recurso etc. A disponibilidade destes dados para o setor

administrativo fará com que necessidades de mudanças sejam controladas e previstas mais

rapidamente. A ativação e funcionamento do SisGRAV está previsto para o final de 2005.